Penggorganisasian, Pelaksanaan, Koordinasi, Wewenang & Tanggung Jawab

WEWENANG & TANGGUNG JAWAB

[Hasibuan ,Malayu.  Manajemen Dasar, Pengertian dan Masalah. Jakarta : Gunung Agung]

A.    WEWENANG (AUTHORITY)

      1.      Arti Pentingnya Wewenang

Wewenang (authority) hanya dapat dimiliki oleh unsure manusia.hal ini disebabkan manusia harus selalu berperan aktif dalam setiap kegiatan.manusia merupakan unsure terpenting dalam manajemen, karena tujuan manjemen dan proses manajemen ditetapkan oleh manusia.setiap kegiatan untuk mencapai tujuan itu harus dengan bantuan tenaga kerja manusia dan tujuan itu pun untuk memenuhi kepuasan/kebutuhan manusia. Pengertian Authority didefinisikan sebagai berikut :

Drs.Malayu S.P Hasibuan : Authority adalah kekuasaan yang sah dan legal yang dimiliki seseorang untuk memrintah orang lain, berbuat atau tidak berbuat sesuatu,authority merupakan dasar hokum yang sah dan legal dapat mengerjakan sesuatu pekerjaan.

Louis A.Allen :wewenang adalah sejumlah kekuasaan (powers) dan hak yang didelegasikan pada suatu jabatan.

Henry fayol : wewenang adalah hak untuk memerintah (dalam organisasi formal) dan kekuatan (power) membuat manajer dipatuhi dan ditaati.Wewenang sangat penting bagi seseorang karena :

   a.    Authority merupakan dasar hukum bagi seseorang untuk dapat melaksanakan pekerjaan                       atau tugas-tugasnya.

   b.    Authority selalu akan menciptakan power, right dan responsibility.

   c.    Authority menyebabkan perintah-perintah manajer dipatuhi dan ditaati.
   d.  Authority menjadi tolak ukur kedudukan,sifat pekerjaan dan tanggung jawab sesorang                         karyawan dalam suatu perusahaan. 

   e.   Authority menjadi batas tentang apa yang dapat dikerjakan dan yang tidak boleh dikerjakan 

       seseorang 
   f.   Authority merupakan kunci pekerjaan manajerial , yaitu :
        1)    Hak yang dengannya, para manajer dapat menuntut kepatuhan para bawahannya terhadap                     keputusan-keputusanmdan perintah-perintahnya.

        2)     Adalah dasar bagi tanggung jawab/kewajiban dan merupakan pengikat dalam organisasi.

        3)    Penggolongan kegiatan/pekerjaan guna mancapai tujuan dan spesifikasi hubungan-hubungan               wewenang antara atasan dengan bawahannya.

        4)   Dasar bagi manajer untuk mengorganisasi,mengarahkan,mengendalikan dan mengkoordinasi semua bagian demi mencapai tujuan ,erupakan asas organisasi dalam pembagian kerja.

Wewenang (authority) merupakan dasar untuk bertindak,berbuat,dan melakukan kegiatan/aktivitas dalam suatu perusahaan.tanpawewenang orang-orang dalam perusahaan tidak dapat berbuat apa-apa dalam authority selalu terdapat power and right,tetapi dalam power belum tentu terdapat authority an right.

Jenis-jenis authority yaitu:

a.       Line authority (wewenang garis )  
Line authority Adalah kekuasaan, hak dan tanggung jawab langsung berada pada seseorang atas tercapainya tujuan.ia berwenang mengambil keputusan dan berkuasa berhak serta bertanggung jawab langsung untuk merealisasikan keputusan tersebut.dalam struktur organisasi disimbolkan dengan garis ( ----------).

b.      Staff authority ( wewenang staf )

Staff authority Adalah kekuasaan dan hak,”hanya” untuk memberikan data,informasi dan saran-saran saja untuk membantu lini,supaya bekerja efektif dalam mencapai tujuan.hanya merupakan pembantu lini untuk menyediakan data ,informasi dan saran-saran. Di dalam struktur organisasi disimbolkan dengan garis terputus-putus ( - - - - - ).

c.       Functional authority ( wewenang fungsional )

Functional authority adalah kekuasaan seseorang manajer adalah karena proses-proses,praktek-praktek,kebijakan-kebijakan tertentu atau soal-soal lain yang berhubungan dengan pelaksanaan kegiatan-kegiatan oleh pegawai-pegawai lain dalam bagian-bagian lain pula.di dalam struktur organisasi digambarkan dengan garis terputus-putus dan titik-titik ( -.-.-.-.-. ).

d.      Personality authority ( wewenang wibawa )

Personality authority adalah kewibawaan seseorang adalah karena kecakapan,perilaku yang dimilikinya dalam suatu jabatan. Supaya ia tidak salah bertindak dan berbuat dalam melaksanakan tugas-tugasnya.

2.      Sumber-sumber Wewenang (Authority)

a.       Formal Authority theory (institutional approach = teori wewenang formal).

Menurut koontz, authority yang dimiliki seseorang bersumber dari barang-barang yang dimilikinya, sebagaimana yang diatur oleh undang-undang ,hukum dan hukum adat dari lembaga tersebut,karena ia mempunyai barang,maka ia mempunyai wewenang yang diatur dalam lembaga yang dapat kita lihat pada anggaran dasar dan anggaran rumah tangganya. Formal authority menurut koontz oleh G.R terry disebut institutional approach.                                 

b.      Acceptance authority theory (teori penerimaan wewenang ).

Menurut teori ini,authority seseorang bersumber dari penerimaan kepatuhan dan pengakuan para bawahannya terhadap perintah dan kebijakan-kebijakan atas kuasa yang dipegangnya.mencirikan suatu hubungan anatara pribadi ketika seporang bawahan menrima baik keputusan yang dibuat oleh atasan dengan membiarkan keputusan itu langsung mempengaruhi sikapnya,pemimpin memliki wewenang selama para bawahannya mentaati dan mematuhi perintah-perintahnya.

c.       Authority of the situation,artinya wewenang diperoleh seseorang karena situasi.

Menurut teori ini authority seseorang bersumber dari “situasi”,misalnya keadaan darurat atau kejadian-kejadian luar biasa, karena situasi, seseorang mengambil alih kekuasaan untuk menghadapi situasi-situasi khusus tersebut dan perintah-perintahnya diterima dan dilaksanakan orang,pemimpin yang memiliki sumber wewenang dalam situasi disebut pemimpin sejati dan tanpa pamrih : begitu situasi normal wewenang nya td akan hilang.

d.      Position authority,artinya wewenang karena posisi (jabatan) dalam organisasi.

Wewenang yang diperoleh seseorang bersumber dari posisi (kedudukan) superior yang dijabatnya di dalam organisasi yang bersangkutan ,contoh seorang dosen mempunyai wewenang untuk meluluskan seorang mahasiswa karena ia mempunyai kedudukan(posisi).

e.       Technical authority (wewenang teknis),artinya wewenang diperoleh seseorang karena keahlian khusu sebagai akibat dari pengalaman,popularitas,kemampuan mengambil keputusan yang jitu.

Wewenang seseorang bersumber dari computer yang diakainya untuk memproses data, ia mempunyai kekuasaan mengambil keputusan dari hasil proses data tersebut.hal ini disebabkan karenan wewenangnya hanya dapat dimiliki oleh manusia,sehingga kewenangan computer menjadi wewenang operatornya,operator berwenang menginformasikan dan menjelaskan hasil proses data itu menjadi suatu keputusan yang dapat diterima oleh orang lain.

f.       Yuridis authority (wewenang hukum),artinya wewenang itu diperoleh seseorang karena hukum atau undang-undang. Pembatasan hukum , artinya wewenang seorang manajer dibatasi oleh hukum,nagama,tradisi dan hak azasi manusia.

        B.     TANGGUNG JAWAB

Tanggung jawab (responsibility) adalah keharusan untuk melakukan semua kewajiban/tugas-tugas yang dibebankan kepada seseorang akibat dari wewenang yang diterimanya atau dimilikinya.setiap wewenang akan menimbulkan hak (right) tanggung jawab (responsibility) .kewajiban-kewajiban untuk melaksanakan dan mempertanggng jawabkan (accountability). Tanggung jawab timbul karena adanya hubungan antara atasan dan bawahan dimana atasan mendelegasikan sebagian wewenang kepada bawahannya untuk dikerjakan dan bawahan harus benar-benar mempertanggungjawabkan wewenang tersebut.tanggung jawab mengalir dari bawah ke atas, terkait dengan perusahaan-perusahaan lainnya yang berada dalam lingkungan system social ,maka manjer puncak atau top manager suatu perusahaan khususnya harus bertanggung jawab kepada :

1.      Pemilik perusahaan

2.      Karyawan perusahaan

3.      Pemerintah dan konsumen

Dengan Demikian Manajer puncak dalam mencapai tujuannya bertanggung jawab dan mengkoordinasikan kepentingan dari :pemilik perusahaan, karyawan perusahaan dan pemerintah konsumen, sebagai berikut :

*Pemerintah dan konsumen :

1.  Mengiginkan tersedianya barang dan jasa dengan kualitas baik, harga layak dan selalu ada di 
    pasaran.

2. Adanyab hubungan yang harmonis antara pemilik,karyawan dan manajer sehingga produksi           barang dan jasa tetap tersedia

3. Pemerintah mewajibkan agar perusahaan dikelola sesuai dengan izinnya ( SIUP)-nya.

*Pemilik perusahaan

1. Laba yang layak atas investasinya.

2. Sarana prasarana hendaknya dimanfaatkan seoptimal mungkin.

3. Adanya rencana jangka panjang bagi perusahaannya.

*Karyawan perusahaan

1. Kompensasi (gaji dan kesejahteraan) yang adil dan layak.

2. Jaminan adanya pekerjaan yang tetap ada kesempatan promosi.

3. Perlakuan yang baik dan manusiawi dari manajer .

Tanggung jawab tidak dapat dilimpahkan kepada orang/ pihak lainnya. Diterima maka tanggungjawab harus duterima dengan sebaik-baiknya pula inilah sebabnya top manager yang menjadi penanggung jawab terakhir mengenai maju/mundurnya suatu perusahaan.

C.    PENDELEGASIAN WEWENANG

      1.      Arti pentingnya pendelegasian wewenang

Pendelegaisan wewenang (delegation of authority) mempunyai arti dan makna yang sangat luas. Untuk jelasnya berikut beberapa pengertian pendelegsian wewenang yang dikemukakan oleh para penulis sebagai berikut :

a.       Drs. Malayu S.P Hasibuan

Pendelegsian wewenang adalah memberikan sebagian pekerjaan atau wewenang oleh delegator(atasan) kepada deleget(bawahan) untuk dikerjakan atas nama delegator.

b.      Harold Koontz dan Cyril O’donnel

 Semua pendelegasian wewenang merupakan pokok yang didapat kembali oleh si pemberi wewenang.hal itu adalah suatu sifat wewenang,si pemilik wewenang (manajer) tidak selamanya menyelesaikan sendiri kekuasaan pasti membutuhkn bantuan bawahan untuk menyerahkan wewenang itu.

c.     Pendelegsian wewenang merupakan dinamika organisasi,karena dengan pendelegasian wewenang ini para bawahan mempunyai wewenang sehingga mereka dapat mengerjakan sebagian pekerjaan atasan(pimpinan).

d.  Pendelegasian wewenang merupakan proses yang bertahan dan yang menciptakan pembagian kerja. hubungan kerja dan adanya kerja sama dalam suatu organisasi/perusahaan.

e.  Pendelegasian wewenang ,manajer tetap bertanggung jawab terhadap tercapainya tujuan perusahaan.

2.      Sifat dan asas pendelagsian wewenang

Wewenang merupakan alat untuk bertindak dan berbuat ,sedangkan delegasi wewenang merupakan kunci dinamika organiasasi , jadi wewenang yang dapat didelegsikan seorang manajer,hanyalah wewenang resmi(formal authority ) saja, sedangkan wewenang pribadi (personal authority) tidak dapat didelegasikan kepada bawahannya.

Dalam pendelegasian wewenang atasan perlu memperhatikan beberapa asas , yaitu :

a.       Asas kepercayaan

Pemimpin dalam Mendelegasikan sebagian wewenangnya hanya kepada orang yang dapat dipercaya kepercayaan harus didasarkan atas pertimbangan yang obyektif mengenai kecakapan,kemampuan,kejujuran,ketrampilan dan tanggung jawab.

b.      Asas delegasi atas hasil yang diharapkan

Pemimpin dalam mendelegasikan wewenang harus berdasarkan atas hasil (pekerjaan) asas ini memperhatikan hasil yang akan diperoleh dari pendelegasian wewenang itu. Harus disesuaikan dengan adanya jaminan kecakapan dan ketrampilan untuko mencapai hasil yang diharapkan pendelegasian wewenang tidak boleh berlebihan tetapi hanya sebesar yang diperlukan untuk mencapai hasil yang diharapkan tersebut.

c.       Asas penentuan fungsi atau asas kejelasan tugas

Asas penentuan tugas yang dilakukan manajer kepada bawahannya harus secara jelas disertai hasil yang diharapkan,semakin jelas kegiatan yang harus dilakukan maka akan jelas pula hubungan wewenang dengan bagian-bagian lainnya maka akan semakin jelas tanggung jawab seseorang dalam melakukan tugasnya untuk mencapai tujuan perusahaan.

d.      Asas rantai berkala

Harus dilakukan menurut urutan-urutan kedudukan dari pada pejabat yakni dari atas ke bawah, misal : dari manajer puncak -àke manajer madya àke manajer lini à ke operasinonal.

e.       Asas tingkat wewenang

Masing-masing manajer pada setiap tingkat harus mengambil keputusan dan kebijaksanaan apa saja yang dapat diambilnya sepanjang mengenai wewenangnya.

f.       Asas kesatuan komando

Setiap bawahan harus diusahakan agar hanya menerima perintah dari seorang atasan saja , tetapi seorang atasan dapat memerintah lebih dari seorang bawahannya.

g.      Asas keseimbangan wewenang dan tanggung jawab

Wewenang didelegasikan harus sana dan seimbang dengan besarnya tugas dan tanggung jawab yang dimintanya.

h.      Asas pembagian kerja

Menurut asas ini,untuk berfungsinya organisasi hendknya dilakukan distribusi pekerjaan karena tanpa adanya pembagian kerja, manajemen tidak berarti apa-apa dan semua tugas akan langsung dikejakan sendiri oleh manajer.

i.        Asas efisiensi

Dengan pendelegasian wewenang , maka manajer akan lebih leluasa melaksanakan tugas penting dari pada melaksanakan hal yang dapat dikerjakan bawahan.

j.        Asas kemutlakan tanggung jawab

Menurut asas ini setiap bawahan yang menerima wewenang ,mutlak harus bertanggung jawab kepada atasannya mengenai pekerjaan yang dilakukannya.

PENGAWASAN

[Ghazin, Ahmad. 2014. Azas-azas Manajemen Berwawasan Global. Bandung : Pustaka Setia]

A. Hakikat Pengawasan 

1.      Pengerian Pengawasan

Menurut Murdick (Nanang Fattah, 1996:102), pengawasan merupakan proses dasar yang secara esensial tetap diperlukan organisasi, seberapa pun luas dan rumitnya suatu organisasi. Menurut paham klasik, pengawasan adalah suatu proses yang bersifat memaksa agar kegiatan pelaksanaan dapat disesuaikan dengan rencana yang telah ditetapkan.

Pengawasan berfungsi sebagai alat untuk memantau aktivitas kegiatan manajemen, yang dimulai dari memantau dan menilai perencanaan dan pelaksanaan, unruk kemudian melakukan perbaikan serta mencegah agar kesalahan dan penyimpangan tidak terulang. Jadi, dapat disimpulkan bahwa pengawasan adalah tindakan atau proses kegiatan untuk mengontrol dan menilai pelaksanaan pekerjaan yang sesuai dengan rencana yang telah ditentukan atau ditetapkan.

2.       Prinsip-prinsip dan Bentuk Pengawasan

a.        Prinsip-prinsip Pengawasan

Beberapa prinsip pengawasan yang perlu diperhatikan menurut Massie (1973) adalah : (a) tertuju pada strategi kunci sasaran yang menentukan keberhasilan; (b) menjadi umpan balik sebagai bahan revisi dalam mencapai tujuan; (c) fleksibel dan responsive terhadap perubahan-perubahan kondisi dan lingkungan; (d) cocok dengan organisasi pendidikan, misalnya organisasi sebagai sistem terbuka; (e) merupakan control diri; (f) bersifat langsung, yaitu pelaksanaan control di tempat pekerja; (g) memperhatikan hakikat manusia dalam mengontrol para personel pendidikan.

b.      Bentuk Jenis Pengawasan

Pertama, dilihat dari sudut subjek yang diawasinya, pengawasan dapat dibedakan menjadi empat bentuk, antara lain : (1) pengawasan internal dan pengawasan eksternal; (2) pengawasan langsung dan pengawasan tidak langsung; (3) pengawasan formal dan pengawasan informal; (4) pengawasan manajerial dan pengawasan staf.

Kedua, dilihat dari sudut objek yang diawasinya, pengawasan dapat dibedakan menjadi empat bentuk: (1) pengawasan materiil dan produk jadi atau setengah jadi; (2) pengawasan keuangan dan biaya yang meliputi anggaran pelaksanaannya, biaya-biaya yang dikeluarkan, pendapatan atau penerimaan dalam bentuk uang; (3) pengawasan waktu (time); (4) pengawasan personalia, yang sasarannya meliputi kejujuran,kesetiaan, kerajinan, tingkah laku, dan kesetiakawanan.

Ketiga, dilihat dari sudut fungsi atau kepentingan lembaga pengawasan dapat dibedakan menjadi dua bentuk : (1) pengawasan internal dan eksternal, pengawasan internal adalah pengawasan yang dilakukan oleh orang atau badan yang ada didalam lingkungan lembaga pendidikan yang bersangkutan. Pengawasan dalam bentuk ini dapat dilakukan dengan cara pengawasan atasan langsung. Pengawasan eksternal adalah pemeriksaan yang dilakukan oleh unit pengawasan yang berada diluar lembaga; (2) pengawasan preventif dan represif, pengawasan preventif adalah pengawasan yang dikalukan terhadap suatu kegiatan sebelum kegiatan itu dilaksanakan sehingga dapat mencegah terjadinya penyimpanan.

3.      Fungsi Pengawasan

            Pengawasan mempunyai beberapa fungsi pokok, diantaranya sebagai berikut :

1)   Mencegah terjadinya berbagai penyimpangan atau kesalahan; maksudnya bahwa pengawasan dapat mencegah kemungkinan terjadinya berbagai penyimpangan, kesalahan, serta penyelewengan.

2)   Memperbaiki terjadinya penyimpangan dan kesalahan yang terjadi; artinya, dengan adanya pengawasan, dapat dilakukan tindakan perbaikan terhadap penyimpangan atau kesalahan yang terjadi, agar tidak terus berlarut-larut, yang akhirnya dapat mengakibatkan kerugian organisasi.

3)   Mempertebal rasa tanggung jawab terhadap karyawan atau para pekerja dalam melakukan tugas yang dibebankannya. Untuk meningkatkan rasa tanggung jawab, dapat pula ditempuh suatu cara, yaitu membuat laporan secara tertulis mengenai penyimpangan tersebut.

4)   Mendinamisasikan organisasi serta semua kegiatan manajemen lainnya, yaitu dengan adanya pengawasan diharapkan sedini mungkin terjadinya penyimpangan dapat dicegah.

B. Langkah Proses dan Teknik Pengawasan

1.      Langkah Proses Pengawasan

Dalam melakukan pengawasan perlu diperhatikan proses pengawasan yang terdiri atas tiga tahap sebagai berikut :

a.    Menetapkan standar pelaksanaan pekerjaan, yaitu menentukan criteria untuk mengukur pelaksanaan suatu pekerjaan yang telah terdapat dalam lembaga

b.   Pengukuran hasil pelaksanaan pekerjaan, yaitu aktivitas atau pekerjaan yang sedang dan telah dilaksanakan diukur berdasarkan criteria yang telah ditetapkan dalam perencanaan.

c.    Menentukan kesenjangan antara pelaksanaan dan standar rencana. Dalam melakukan pengawasan, manajer hendaknya mengoreksi atau meneliti, apakah terdapat penyimpangan atau tidak. Jika menemukan penyimpangan atau pelaksanaan yang tidak sesuai dengan standard an rencana, manajer harus segera mengadakan perbaikan.

     Dalam proses pengawasan terdapat beberapa unsure yang perlu mendapat perhatian, yaitu : (2) unsure proses, yaitu usaha yang bersifat kontinu terhadap tindakan dari pelaksanaan suatu rencana sampai dengan hasil akhir yang diharapkan; (2) ukuran atau standarnisasi dari pengawasan; (3) teknik pengawasan, yaitu cara yang digunakan untuk melakukan pengawasan atau juga pendekatan yang diambil untuk menyelesaikan masalah.

2.      Teknik-teknik Pengawasan

a.    Pengamatan langsung, pengamatan langsung oleh atasan untuk melihat cara para bawahan menyelenggarakan kegiatan dan menyelesaikan tugasnya.

b.   Pengawasan melalui laporan, pengawasan melalui laporan, baik lisan maupun tulisan dari orang-orang yang mengawasinya secara langsung kegiatan para bawahannya.

c.    Pengawasan melalui wawancara , wawancara dengan bawahan atau pihak lain pun dapan dilakukan dalam rangka pengawasan.

C.  Tahap Proses Pengawasan

Sistem pengawasan pada dasarnya sama untuk setiap bidang pekerjaan. Pengawasan dapat diterapkan pada bidang produksi, keuangan, pemasaran, dan sumber daya manusia, serta pada bidang lainnya yang terdapat pada sebuat organisasi. Menurut Handoko (1998), proses pengawasan terdiri atas lima tahap.

1.      Menetapkan standar pekerjaan

penentuan standar mencakup criteria untuk semua lapisan pekerjaan yang terdapat dalam suatu organisasi. Criteria tersebut dapat dalam bentuk kuantitatif ataupun kualitatif. Standar pelaksanaan adalah suatu pernyataan mengenai kondisi yang terjadi apabila suatu pekerjaan dikerjakan memuaskan.

2.      Mengukur prestasi kerja

Tahap kedua dari proses pengawasan adalah pengukuranhasil / pelaksanaan. Metode dan teknik dapat dilihat dari klasifikasi fungsi-fungsi management berikut.

a. Perencanaan  : garis umpan balik proses manajemen dapat berwujud meninjau kembali rencana mengubah tujuan atau mengubah standar.

b. Pengorganisasian : memeriksa apakah struktur organisasi sesuai dengan standar, apakah tugas dan kewajiban teah dimengerti dengan baik, dan apakah diperlukan penataan kembali orang-orang.

c. Penataan staf : memperbaiki sistem seleksi, memperbaiki sistem latihan, dan menata kembali tugas-tugas.

d. Pengarahan : mengembangkan kepemimpinan yang lebih baik, meningkatkan motivasi, menjelaskan pekerjaan yang sukses, penyadaran akan tujuan yang secara keseluruhan apakah kerja sama sntar pemimpin dan anak buah berada dalam standar.

3.      Menyesuaikan prestasi kerja dengan standar

Setelah para anggota organisasi melaksanakan tugasnya, manajer akan memperoleh hasil atas kegiatannya. Kemudian, hasil yang dicapai para anggota organisasi tersebut dibandingkan dengan standar yang ditetapkan. Oleh karena itu, langkah ini merupakan langkah termudah yang dilakukan dalam proses pengawasan. Sekalipun termudah, tahap ini membutuhkan berbagai metode dan analisis yang rumit dalam menghitung perbedaannya.

4.      Pembandingan pelaksanaan dengan standard an analisis penyimpangan

Tahap kritis dari proses pengawasan adalah pembandingan pelaksanaan nyata dengan pelaksanaan yang direncanakan  atau standar yang ditetapkan. Penyimpangan harus dianalisis untuk menentukan alas an tidak tercapainya standar yang ditentukan. Pengukuran laporan dalam suatu pengawasan tidak akan berarti tanpa adanya koreksi, jika diketahui bahwa kegiatan yang dilakukan tidak mengarah ke hasil-hasil yang diinginkan.

5.      Mengambil tindakan korektif

Setelah membandingkan hasil yang dicapai para anggota organisasi dengan standar, akan ditemukan dua kemungkinan, yaitu sesuai atau tidak sesuai dengan yang direncanakan. Apabila hasil yang dicapai tidak sesuia dengan standar, dilakukan tindakan korektif. Tindakan korektif ini dapat dilakukan untuk memperbaiki penyimpangan yang terjadi dalam pelaksanaan kegiatan. Termasuk tindakan korektif ini adalah perubahan terhadap suatu atau beberapa kegiatan organisasi.

Tindakan korektif dapat dilakukan dengan melakukan perubahan atas standar yang ditetapkan. Hal ini dilakukan karena adanya kemungkinan kesalahan dalam menganalisis pekerjaan sehingga menimbulkan kesalahan dalam menetapkan standar kerja. Perubahan juga dapat dilakukan dengan penyesuaian kemampuan setiap individu atau kelompok dalam mengerjakan pekerjaan yang dilimpahkan kepadanya. Tindakan korektif perlu dilakukan dengan mengubah cara dalam menghasilkan dalam menghitung perbedaan antara hasil yang dicapai dan standar.

KOORDINASI

[Mulyasa, Dr. E. M.Pd. 2011. Manajemen Berbasis Sekolah. Bandung : PT. Remaja Rosdakarya.]

A.    Pengertian Kordinasi

Koordinasi atau dalam bahasa Inggris coordination, berasal dari bahasa latin, yakni cum yang berarti berbeda-beda, dan ordinare yang berarti penyusunan atau penempatan sesuatu pada keharusannya Kordinasi berkaitan dengan penempatan berbagai kegiatan yang berbeda-beda pada keharusan tertentu, sesuai dengan aturan yang berlaku untuk mencapai tujuan dengan sebaik-baiknya melalui proses yang tidak membosankan. Koordinasi juga dapat diartikan sebagai suatu usaha kerja sama antara badan, instansi, unit dalam pelaksanaan tugas-tugas tertentu, sehingga terdapat saling mengisi, saling membantu dan saling melengkapi.

B.     Karateristik Koordinasi

Handayaningrat (1992) mengemukakan karakteristik koordinasi sebagai berikut :

a.  Tanggung Jawab koordinasi terletak pada pimpinan. Oleh karena itu, koordinasi menjadi wewenang dan tanggung jawab pimpinan, sehingga dapat dikatakan bahwa pimpinan bisa berhasil jika melakukan koordinasi.

b.  Koordinasi adalah kerja sama. Hal ini disebabkan kerja sama merupakan syarat mutlak terselenggaranya koordinasi.

c.  Koordinasi merupakan proses yang terus menerus (continue process). Dan berkesinambungan dalam rangka mewujudkan tujuan lembaga

d. Pengaturan usaha kelompok secara teratur. Hal ini disebabkan koordinasi adalah konsep yang diterapkan di dalam kelompok, bukan usaha individu melainkan sejumlah individu  

     yang berkerjasama di dalam kelompok untuk mencapai tujuan bersama.

e.  Kesatuan tindakan merupakan inti koordinasi.  Pimpinan merupakan pengatur usaha-

    usaha dan tindakan-tindakan setiap individu sehingga diperoleh keserasian dalam mencapai hasil bersama.

f.  Tujuan Koordinasi adalah tujuan bersama (common purpose) Kesatuan usaha yang  meminta kesadaran semua pihak untuk berpartisipasi secara aktif melaksanakan tujuan bersama sebagai kelompok tempat mereka bekerja.

     Karakteristik koordinasi sebagaimana diuraikan di atas, menunjukkan bahwa keselarasan tindakan perlu selalu diupayakan untuk mencapai tujuan bersama, dan koordinasi yang memadai tidak datang begitu saja, tetapi perlu dikoordinasikan, dibina, dijaga, serta dikembangkan secara terus menerus dan berkesinambungan.

C. Prinsip-Prinsip Koordinasi

a.  Koordinasi harus dimulai dari tahap perencanaan awal.

b.  Hal pertama yang harus diperhatikan dalam koordinasi adalah menciptakan iklim yang

     kondusif bagi kepentingan bersama.

c.  Koordinasi merupakan proses terus menerus dan berkesinambungan.

d.  Koordinasi merupakan pertemuan-pertemuan bersama untuk mencapai tujuan.

e.  Perbedaan pendapat harus diakui sebagai pengayaan dan harus dikemukakan secara

     terbuka dan diselidiki dalam kaitannya dengan situasi secara keseluruhan.

Koordinasi akan berlangsung secara efektif apabila dilaksanakan secara terus menerus dan berkesinambungan dari tahap awal sampai akhir pekerjaan; mengupayakan hubungan dan pertemuan - pertemuan diantara berbagai pihak yang terkait, serta mengembangkan keterbukaan sehingga jika terdapat perbedaan pandangan dapat didiskusikan dan dipecahkan bersama.

Manfaat Koordinasi       

Koordinasi sangat diperlukan dalam managemen, terutama untuk menyatukan kesamaan pandangan antara berbagai pihak yang berkepentingan dengan kegiatan dan tujuan organisasi. Koordinasi diperlukan untuk menghubungkan bagian yang satu dengan bagian yang lain sehingga tercipta suatu kegiatan yang terpadu mengarah pada tujuan umum lembaga sebagaimaana jari-jari kerangka payung. Tanpa koordinasi, spesialisasi dan lembagian kerja yang dilakukan pada setiap usaha kerja sama akan sia-sia karena setiap bagian cenderung hanya memikirkan pekerjaan atau tugas masing-masing dan melupakan tujuan lembaga secara keseluruhan.

Melalui koordinasi setiap bagian yang menjalankan fungsi dengan spesialisasi tertentu dapat disatupadukan dan dihubungkan satu sama lain sehingga dapat menjalankan peranannya secara selaras dalam mewujudkan tujuan bersama.  Koordinasi sangat penting meningkatkan efesiensi dan efektifitas pencapaian tujuan lembaga.

Dengan demikian, manfaat koordinasi dalam manajemen dapat diidentifikasikan sebagai berikut :

a. Menghilangkan dan menghindarkan perasaan terpisah satu sama lain antara atasan dan

    bawahan.

b. Menghindarkan perasaan atau pendapat bahwa dirinya atau jabatannya merupakan yang 

    paling penting.

c. Mengurangi dan menghindakan kemungkinan timbulnya pertentangan antar pejabat dan

    pelaksana.

d. Menghindarkan timbulnya rebutan fasilitas.

e. Menghindarkan terjadinya peristiwa menunggu yang memakan waktu lama.

f. Menghindarkan kemungkinan terjadinya kesamaan pekerjaan sesuatu kegiatan.

g. Menghindarkan kemungkinan terjadinya kekosongan pekerjaan sesuatu program atau

    kekosongan pengerjaan tugas oleh para manajer.

h. Menumbuhkan kesadaran tugas oleh para manajer untuk saling memberikan bantuan satu

    sama lain terutama bagi mereka yang berada dalam wilayah yang sama.

i.  Menumbuhkan kesadaran para manajer untuk saling memberitahu masalah yang dihadapi

    bersama dan bekerjasama dalam memecahkannya.

j.  Memberikan jaminan tentang kesatuan langkah di antara para atasan atau bawahan.

k. Menjamin adanya kesatuan langkah dan tindakan diantara manajer.

l.  Menjamin kesatuan sikap diantara manajer.

m.Menjamin kesatuan kebijaksanaan di antara manajer dalam wilayah tertentu.

Di samping itu, manfaat koordinasi dalam managemen, antara lain dapat mencegah pertengkaran antara lembaga karena berebut kekuasaan atau wewenang, dapat menghindari saling lempar kewajiban dan tanggung jawab dalam pelaksanaan tugas, dapat mencegah terjadinya kesimpangsiuran, dapat mengembangkan prakarsa dan daya inprovisasi para petugas.  Dalam rangka koordinasi, mereka, mau tidak mau, harus mendapatkan cara dan jalan yang cocok bagi pelaksanaan tugas secara menyeluruh dan mencapai keseimbangan serta keserasian.

D. Macam - macam Koordinasi

 Dalam rangka meningkatkan efektivitas, efisiensi, dan produktifitas kerja, koordinasi harus dilakukan di semua tingkatan, baik di pusat maupun didaerah, bahkan dalam kesatuan-kesatuan administratif, seperti bidang, seksi, bagian, sampai dengan kesatuan-kesatuan yang paling kecil.  Demikian halnya dalam pendidikan, koordinasi dapat dilaksanakan pada setiap jenjang manajemen pendidikan, mulai dari pusat, tingkat nasional (makro) sampai tingkat lembaga (mikro). Dengan demikian, koordinasi juga dapat dilakukan dalam manajemen, bahkan merupakan bagian penting yang akan mempersatukan berbagai komponen organisasi untuk mewujudkan tujuan secara optimal. Koordinasi yang baik ditandai dengan kegiatan-kegiatan para kepala sekolah dan guru, serta para pegawai lain yang terpadu, serasi atau selaras dalam mencapai suatu tujuan.

Secara teoritis dapat dikemukakan beberapa macam koordinasi sesuai dengan ruang lingkup dan arah kegiatannya.  Berdasarkan ruang lingkupnya, koordinasi dapat diidentifikasikan ke dalam koordinasi intern dan ekstern.  Koordinasi intern adalah koordinasi antar pejabat atau antar unit di dalam suatu lembaga, sedangkan koordinasi ekstern adalah koordinasi antar pejabat dari berbagai lembaga atau antar lembaga.

Berdasarkan arah kegiatannya, dapat diidentifikasikan adanya koordinasi vertikal, horizontal, fungsional dan diagonal. Sejalan dengan uraian diatas, Handaningrat (1982) mengemukakan koordinasi berdasarkan hubungan antara pejabat yang mengkoordinasikan dan pejabat yang dikoordinasikan sebagai berikut :

a.       Koordinasi Intern, terbagi menjadi tiga berikut :

 -  Koordinasikan vertikal atau structural, yaitu antara yang mengkoordinasikan dengan yang dikoordinasikan secara struktural terdapat hubungan hierarkis atau pengarahan yang dijalankan oleh atasan terhadap kegiatan unit-unit, kesatuan kerja yang ada di bawah wewenang dan tanggung jawabnya. Hal ini dapat juga dikatakan koordinasi yang bersifat garis komando (line of command).

-  Koordinasi horizontal, yaitu koordinasi fungsional, kedudukan antara yang mengkoordinasikan dan yang dikoordinasikan setingkat eselonnya. Menurut tugas dan fungsinya keduanya mempunyai kaitan satu sama lain sehingga perlu dilakukan koordinasi. Koordinasi horisontal terbagi :

1. Interdiciplinary, Koordinasi dalam rangka mengarahkan, menyatukan tindakan, mewujudkan, menciptakan disiplin antara unit yang satu dengan unit yang lain secara intern maupun ekstern pada unit-unit yang sama tugasnya.

2. Inter-Related, koordinasi antar badan (instansi). Unit-unit yang fungsinya berbeda, tetapi instansinya saling berkaitan secara intern-ekstern yang selevel.

-   Koordinasi diagonal, yaitu koordinasi fungsional, yang mengkoordinasikan mempunyai kedudukan yang lebih tinggi eselonnya dibandingkan yang dikoordinasikan, tetapi satu dengan yang lainnya tidak berada pada satu garis komando (line of command)

b.      Koordinasi ekstern, termasuk koordinasi fungsional. Dalam koordinasi ekstern yang bersifat fungsional, koordinasi itu hanya bersifat horizontal dan diagonal. Siagian (1979) mengelompokkan koordinasi menjadi sebagai berikut :

-  Koordinasi menjadi atasan dengan bawaan, yang disebut koordinasi vertikal.

-  Koordinasi diantara sesama pejabat yang setingkat dalam suatu instansi, disebut

    koordinasi horizontal.

-  Koordinasi fungsional, koordinasi antarinstansi, tiap-tiap instansi mempunyai tugas dan

   fungsi dalam suatu bidang tertentu.

E. Cara Melakukan Koordinasi

Koordinasi dapat dilakukan secara formal dan informal, melalui konferensi lengkap, pertemun berkala, pembentukan panitia gabungan, pembentukan badan koordinasi staff, wawancara dengan bawahan, edaran/memo berantai, buku pedoman lembaga, tata kerja dan sebagainya.  Hal tersebut sejalan dengan pendapat Sutarto (1983) yang mengemukakan cara-cara koordinasi berikut :

a.  Mengadakan pertemuan-pertemuan informal diantara para pejabat.

b.  Mengadalan pertemuan formal antar para pejabat (rapat).

c.  Membuat edaran berantai kepada para pejabat yang diperlukan

d.  Membuat penyebaran kartu kepada para pejabat yang diperlukan

e.  Mengangkaat koordinator

f.  Membuat buku pedoman lembaga, buku pedoman tata kerja, dan buku pedoman kumpulan

     peraturan

g.  Berhubungan melalui alat penghubung (telepon)

h.  Membuat tanda-tanda

i.   Membuat simbol

j.   Membuat kode

k.  Bernyanyi bersama

Pada hakikatnya, koordinasi dapat dilakukan secara formal dan informal. Koordinasi formal diwujudkan dalam bentuk upaya-upaya impersonal, seperti dalam kehidupan birokrasi, membuat peraturan atau pedoman, mengangkat pejabat atau panitia bersama dan dokumen resmi lainnya. Sementara cara-cara informal dapat dilakukan dengan pembicaraan dan konsultasi pada saat bertemu diluar kepentingan dinas.

Dalam koordinasi, setiap unit lembaga mengadakan hubungan untuk saling tukar pikiran mengenai kegiatan dan hasil yang telah dicapai pada saat tertentu, serta saling mengungkapkan masalah-masalah yang dihadapi dan mencari jalan pemecahannya, sekaligus saling membantu memecahkan masalah. Dengan demikian, setiap pekerjaan dapat dilaksanakan dengan lancar dan terarah pada pencapaian tujuan yang telah ditetapkan.

F. Syarat-Syarat Melakukan Koordinasi

1. Sense of Cooperation, perasaan untuk saling bekerja sama, dilihat per-bagian.

2. Rivalry, dalam perusahaan besar, sering diadakan persaingan antar bagian, agar saling berlomba untuk kemajuan.

3. Team Spirit, satu sama lain per bagian harus saling menghargai.

4. Esprit de Corps, bagian yang saling menghargai akan makin bersemangat.

G. Sifat-Sifat Koordinasi

1. Koordinasi adalah dinamis, bukan statis.

2. Koordinasi menekankan pandangan menyeluruh oleh seorang manajer dalam kerangka mencapai sasaran.

3. Koordinasi hanya meninjau suatu pekerjaan secara keseluruhan.

PENGORGANISASIAN

[Ghazin, Ahmad. 2014. Azas-azas Manajemen Berwawasan Global. Bandung : Pustaka Setia.]

Pengorganisasian merupakan fungsi kedua dalam manajemen. Pengorganisasian didefinisikan sebagai proses kegiatan penyusunan struktur organisasi sesuai dengan tujuan, sumber, dan lingkungannya. Pengorganisasian adalah proses mempekerjakan dua orang atau lebih untuk bekerja samadalam cara terstruktur untuk mencapai sasaran spesifik atau sejumlah sasaran. Dengan demikian, hasil pengorganisasiann adalah struktur organisasi.

Struktur organisasi adalah susunan komponen (unit kerja) dalam organisasi. Struktur organisasi menunjukkan adanya pembagian kerja dan pengintegrasian fungsi atau kegiatan yang berbeda-berbeda tersebut (koordinasi). Selain itu, struktur organisasi juga memperlihatkan arus interaksi dalam organisasi itu tentang orang yang berhak memutuskan, memerintah, menjawab dan yang melaksanakan sesuatu pekerjaan.

Struktur organisasi pada umumnya digambarkan dalam bagan organisasi. Bagan organisasi adalah gambar struktur organisasi yang formal, yang di dalamnya terdapat garis-garis (instruksi dan koordinasi) yang menunjukkan kewenangan dan hubungan komunikasi formal, tersusun secara hierarkis.

A.    Hakikat Pengorganisasian

1.      Definisi Pengorganisasian

Organisasi berasal dari kata organon dalam bahasa Yunani yang berarti alat, bagian, anggota, ataupun badan. Menurut istilah, pengertian organisasi telah banyak disampaikan para ahli, tetapi pada dasarnya tidak ada perbedaan yang prinsip. Sebagai bahan perbandingan akan disampaikan beberapa pendapat berikut.

a.       Chester I. Barnard (1938) dalam bukunya The Executive Functions mengemukakan bahwa : “Organisasi dalah sistem kerja sama antara dua orang atau lebih”(organization as a system of cooperatives of two more persons).

b.      James D. Mooney mengatakan bahwa “Organization is the form of every human association for the attainment of common purpose” (organisasi adalah bentuk kerja sama untuk mencapai tujan bersama).

2.      Ciri-ciri Organisasi

Secara lebih terperinci, organisasi memiliki cirri-ciri berikut : (a) adanya suatu kelompokorang yang dapat dikenal dan saling mengenal ; (b) adanya kegiatan yang berbeda-beda, tetapi satu sama lain saling berkaitan (interdependent part) yang merupakan kesatuan kegiatan ; (c) tiap-tiap orang memberikan sumbangan atau kontribusinya berupa pemikiran, tenaga, dan lain-lain ; adanya kewenangan, koordinasi, dan pengawasan ; (e) adanya tujuan yang ingin dicapai.

3.      Prinsip-prinsip organisasi

Prinsip-prinsip organisasi banyak dikemukakan oleh para ahli. Salah satunya adalah A.M Williams (1965) yang mengemukakan pendapat yang cukup lengkap dalam bukunya Organization of Canadian Government Administration bahwa prinsip – prinsip organisasi meliputi sebagai berikut.

a.          Organisasi harus mempunyai tujuan yang jelas

b.         Prinsip skala hierarki

c.          Prinsip kesatuan perintah

d.         Prinsip pendelegasian wewenang

e.          Prinsip pertanggungjawaban

f.          Prinsip Pembagian Pekerjaan

g.         Prinsip rentang pengendalian

h.         Prinsip funfsional

i.           Prinsip pemisahan

j.           Prinsip Keseimbangan

k.         Prinsip fleksibilitas

l.           Prinsip kepemimpinan

B.     Asas, Bentuk, dan Struktur Organisasi

1.      Asas-asas Organisasi

Iskak (2003) menjelaskan 3 asas dalam organisasi, yaitu sebagai berikut :

Asas Pertama

a. Tujuan Organisasi harus dirumuskan dengan jelas.

b. Departemen penyusunan bagian-bagian yang akan menjalankan tugas-tugas sesuai

    dengan bidang tertentu.

c. Pembagian kerja.

d. Koordinasi

Asas Kedua :

a. Pelimpahan wewenang

b. Rentang kendali (span of control)

c. Jenjang organisasi/hierarki

d. Kesatuan perintah

Asas ketiga

a. Fleksibilitas

b. Berkesinambungan

c. Keseimbangan

2.      Bentuk Organisasi

a.    Bentuk organisasi berdasarkan pengelompokan kebutuhan dan hak-hak dasar.

        Pertama, berdasarkan jumlah orang yang memegang pucuk pimpinan, terdiri atas :

 (a) bentuk tunggal, (b) bentuk komisi.

        Kedua, bentuk organisasi berdasarkan lalu lintas kekuasaan, meliputi :

 (a) organisasi lini (b) bentuk lini dan staf, (c) bentuk fungsional.

        Ketiga, berdasarkan sifat hubungan personal, meliputi (a) organisasi formal, (b)  

 organisasi informal

        Keempat, berdasarkan tujuan dapat dibedakan yaitu : (a) organisasi yang tujuanya 

 mencari keuntungan profit oriented, (b) organisasi social atau organization non profit

 oriented.

        Kelima, berdasarkan kehidupan dalam masyarakat, bentuk organisasi lini, yaitu :

 (a) organisasi pendidikan, (b) organisasi kesehatan, (c) organisasi pertanian, dan lain-

 lain.

        Keenam, berdasarkan fungsi dan tujuan yang dilayani, bentuk organisasi ini

 yaitu : (a) organisasi produksi, (b) organisasi berorientasi pada politik, (c) organisasi

 yang bersifat integratif, (d) organisasi pemelihara.

        Ketujuh, berdasarkan pihak yang memakai manfaat, bentuk organisasi ini

 meliputi : (a) mutual benefit organization, (b) service organization, (c) business

 organization, (d) commonwealth organization

b.   Bentuk organisasi berdasarkan tujuan dan usaha yang dilakukan

1)      Organisasi social

2)      Organisasi Massa

3)      Organisasi Politik

3.      Struktur Organisasi

a. Pengertian Struktur Organisasi

struktur organisasi dapat didefinisikan sebagai mekanisme formal dalam mengelola organisasi. Struktur organisasi menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan antara fungsi atau orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas wewenang, dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam organisasi.

Struktur ini mengandung unsur-unsur spesialis kerja, standarisasi, koordinasi, sentralisasi, atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan atau besaran satuan kerja.

Struktur organisasi merupakan bentuk dari organisasi secara keseluruhan yangmenggambarkan kesatuan dari berbagai segmen dan fungsi organisasi yang dipengaruhi oleh kondisi lingkungan, ukuran, jenis teknologi yang digunakan dan sasaran yang hendak dicapai.

Unsur-unsur dalam struktur organisasi

Menurut Stoner (1986), struktur organisasi dibangun oleh lima unsur berikut.

1) spesialisasi aktivitas mengacu pada spesifikasi tugas perseorangan dan kelompok di seluruh organisasi atau pembagian kerja dan penyatuan tugas tersebut ke dalam unit kerja.

2) Tahap Pengorganisasian

Menurut Wilson Bangun (2008:86), ada empat langkah yang dapat diambil oleh para manajer dalam hal pengorganisasian, yaitu sebagai berikut.

a) Pembagian Kerja

b) Departementalisasi

c) Rentang kendali (span of control)

                 d) Koordinasi

PENGGERAKAN

[Ghazin, Ahmad. 2014. Azas-azas Manajemen Berwawasan Global. Bandung : Pustaka Setia.]

A.    Hakikat Penggerakan atau Actuating

1.      Pengertian dan Hakikat Penggerakan atau Actuating

Penggerakan atau actuating mempunyai arti dan peranan yang sangat penting. Hal ini karena diantara fungsi manajemen lainya, penggerakan merupakan fungsi secara langsung berhubungan dengan manusia (pelaksanaan). Dengan fungsi penggerakan ini, ketiga fungsi manajemen lain baru efektif.

Penggerakan dapat didefinisikan sebagai “keseluruhan usaha, cara, teknik, dan metode untuk mendorong para anggota organisasi agar mau dan ikhlas bekerja dengan sebaik mungkin demi tercapainya tujuan organisasi dengan efesien, efektif, dan ekonomis.”

      Menurut Arifin Abdul Rahman (1999), penggerakan merupakan kegiatan manajemen untuk membuat orang lain menyukai dan dapat bekerja.

2.      Ciri-ciri Penggerakan

Ciri-ciri penggerakan dalam sebuah organisasi, yaitu:

a. upaya yang dilakukan berlandaskan pengetahuan tentang kepemimpinan yang baik;

b. mengacu pada perencanaan yang telah dibuat;

c. adanya kemampuan untuk memimpin semua anggota organisasi;

d. semua kegiatan organisasi diatur dengan baik;

e. pemberian bimbingan, motivasi, dan pengarahan baik.

3.      Beberapa Kegiatan Penggerakan

Kegiatan dalam penggerakan terdiri atasbeberapa bagian, yaitu :

a. dorongan

b. pimpinan

c. perintah/pengarahan

4.      Fungsi Penggerakan

Ada empat fungsi utama penggerakan, yaitu :

a. koordinasi kegiatan

b. menempatkan orang

c. mobilisasi dan alokasi

d. keputusan yang berkenaan dengan informasi yang diperlukan.

5.      Beberapa Halangan dalam Menjalankan Penggerakan

Beberapa halangan dalam menjalankan fungsi penggerakan adalah :

a. kurangnya keahlian dalam menggunakan manajemen;

b. beragam pendapat dalam memutuskan sesuatu;

c. tidak adanya kerjasama yang kompak antaranggota organisasi;

d. tidak menepati janji fungsi-fungsi penggerakan;

e. dan adan fasilitas terbatas;

f. kurangnya komunikasi dlaam organisasi;

g. tidak dapat membaca karakteristik setiap anggotanya;

h. kurangnya rasa solidaritas tinggi;