Artikel

Membangun Komunikasi Efektif Di BEM

MEMBANGUN KOMUNIKASI EFEKTIF DI BEM

Cahya Lina Fatmasari  

Ilmu Komunikasi ■ Fakultas Ilmu Sosial Ilmu Politik ■ Universitas Pasundan

Leenahazard@gmail.com

                                                                        

ABSTRAK

Kemampuan berkomunikasi dan berinteraksi sangatlah penting dalam suatu kehidupan berorganisasi, bahkan menjadi tuntutan. Komunikasi dalam organisasi menjadi titik sentral dalam menciptakan situasi dan lingkungan yang kondusif, menjalin komunikasi berkesinambungan, meningkatkan kepercayaan publik, meningkatkan citra baik perusahaan/ organisasi bahkan membantu mempromosikan dan meningkatkan pemasaran suatu produk/jasa. Oleh karena itu komunikasi dalam suatu organisasi harus dipahami dengan benar, diaplikasikan serta dikembangkan oleh siapapun baik perorangan, masyarakat dan organisasi. Pencapaian tujuan organisasi dapat diwujudkan dengan adanya komunikasi yang efektif di dalam organisasi.Komunikasi efektif dapat memberikan kelancaran pelaksanaan kerja karena adanya kesamaan oemahaman antara satu individu dengan individu lainnya.

Kata Kunci

Beberapa poin yang berkaitan dengan pembahasan diantaranya sebagai berikut :

1.      Pentingnya Komunikasi.

2.      Elemen Dasar Dalam Proses Komunikasi.

3.      Prinsip Komunikasi Efektif.

4.      Mengatasi Rintangan Komunikasi.

5.      Organisasi Kampus (BEM)

Pendahuluan

Kegiatan komunikasi selalu terjadi dalam kehidupan sehari-hari, sejak bangun tidur hingga berangkat tidur lagi. Ini berarti tidak ada aktifitas tanpa komunikasi secara langsung maupun tidak langsung, verbal maupun nonverbal, begitu juga dengan organisasi.

 Organisasi menempatkan komunikasi sebagai salah satu unsur administrasi, padahal fungsi komunikasi dalam organisasi jauh lebih dari itu dan mempunyai banyak sekali manfaat yang dapat dicapai, dengan demikian sangatlah jelas bahwa dengan kegiatan “komunikasi” sangat penting dalam kehidupan berorganisasi, sebelum kita uraikan teknikteknik komunikasi, coba kita lihat peran komunikasi dalam organisasi seperti komunikasi dalam perusahaan sebagai titik sentral, dalam setiap proses komunikasi, hubungan kemanusiaan merupakan proses yang menyangkut kepribadian, sikap dan tingkah laku yang terjadi pada orang-orang yang terlibat, organisasi melaksanakan komunikasi persuasif dua arah disemua bidang kegiatan dengan maksud memberikan motivasi kerja, bertanggung jawab dan produktif, atas dasar pengertian tersebut terlihat bahwa komunikasi timbal balik dalam suatu organisasi merupakan proses integrasi antar manusia yang brersifat manusiawi yang menuju perasaan lahir batin. Komunikasi dalam suatu organisasi selalu merupakan komunikasi timbal balik, demi kepentingan semua pihak.

Dalam berkomunikasi kita menciptakan persamaan pengertian, ide, pemikiran, dan sikap tingkah laku kita terhadap orang lain. Jadi komunikator dan komunikan mempunyai kesamaan dan kesepakatan pesan sehingga menimbulkan suatu pengertian. Dalam proses komunikasi melibatkan beberapa komponen yaitu peranan komunikasi dalam suatu organisasi jurnal komunikologi vol. 1 no. 2, september 2004 60 1. komunikator (sumber) 2. pesan 3. saluran 4. komunikan (organisasi/publik) 5. efek.

Ditinjau dari etimologi, komunikasi berasal dari kata communicare yang berarti “membuat sama”. Definisi kontemporer menyatakan bahwa komunikasi berarti “mengirim pesan”. Menurut (Effendy. 2003: 9) istilah komunikasi (communication) berasal dari kata latin communication, dan bersumber dari kata communis yang berarti sama. Sama di sini maksudnya adalah sama makna. Berbicara mengenai definisi komunikasi tidak ada definisi yang salah dan benar secara absolute. Namun definisi kontemporer menyarankan bahwa komunikasi merujuk pada kalimat “mendiskusikan makna”, ”mengirim pesan” dan ”penyampaian pesan lewat media”. Apapun istilah yang dipakai, secara umum komunikasi mengandung pengertian “memberikan informasi, pesan, atau gagasan pada orang lain dengan maksud agar orang lain tersebut memiliki kesamaan informasi, pesan atau gagasan dengan pengirim pesan.

Pengkomunikasian merupakan salah satu fungsi yang bertujuan agar orang, baik secara individual maupun kelompok dapat mencapai tujuan untuk mengetahui dan memahami apa yang harus dikerjakan, melalui komunikasi, dalam hal ini juga mendapatkan berbagai informasi tentang kinerja mereka yang bermanfaat atau kurang bermanfaat untuk mencapai tujuan-tujuan organisasional secara efektif dan efesien. Rencana berupa tujuan, visi, misi strategi serta tugas-tugas sumberdaya organisasional harus dikomunikasikan kepada subordinasi memberi informasi kepada manajer mengenasi hasil-hasil yang dicapainya.

 Harus ada komunikasi yang efektif dan efesien agar dalam pencapaian tujuan organisasi juga menjadi efektif dan efesien. Oleh karena itu tiap manajer dituntut untuk paham bagaimana berkomunikasi secara efektif, khususnya dalam menjalankan fungsi-fungsi manajerial. Itu karena komunikasi dalam organisasi adalah vital untuk mencapai tujuan-tujuan organisasional. Informasi merupakan sumber pengetahuan yang dibutuhkan untuk melaksanakan fungsi-fungsi manajemen secara efektif khususnya dalam membuat keputusan manajerial yang benar.

Jadi komunikasi dalam organisasi juga vital dan menentukan untuk mencapai tujuan-tujuan organisasional sebab melalui proses komunikasi terhubungkan seluruh unit-unit dalam organisasi. Komunikasi merupakan proses yang menghubungkan berbagai komponen dari organisasi secara bersama baik secara vertical maupun horisontal dan diagonal. Komunikasi berlangsung di dalam dan diantara unit-unit organisasi sehinga organisasi menjadi dinamis. Dalam organisasi, komunikasi mempengaruhi setiap individual yang bekekrja untuk organisasi. Komunikasi adalah kegiatan mengirim (sending) dan menerima (receiving) pesan melalui media. Pengirim pesan berkaitan dengan mana pesan dan penerimaan pesan berkaitan dengan pemahaman atas pesan. Kita dapat mengirim dan menerima pesan melalui tulisan (written), secara lisan (orally), secara visual (visually), dan secara fisik (physically).

Jadi, inti dari komunikasi ialah pertukaran (penyampaian dan penerimaan) informasi antara pengirim dan penerima (orang atau tempat) sehingga ada saling pengertian karena memiliki makna yang sama tentang pesan yang dikirim dan diterima. Komunikasi merupakan fundasi untuk semua hubungan interpersonal serta inter dan antar unit organisasional.

Mengapa komunikasi penting dalam suatu organisasi? Komunikasi penting karena fungsinya dalam organisasi, diantaranya sebagai berikut :

·         Fungsi Kontrol. Melalui komunikasi, perilaku atau kegiatan anggota kelompok dapat diatur dengan cara tertentu.

·         Fungsi Motivasi. Melalui komunikasi, motivasi anggota dapat ditingkatkan dengan menjelaskan apa yang harus dikerjakan, seberapa baik yang mereka kerjakan, dan apa yang dapat dikerjakan untuk meningkatkan kinerja mereka.

·         Fungsi Ekspresi Emosi. Melalui komunikasi, tiap anggota dapat mengungkapkan perasaan mereka, seperti puas atau sebaliknya dan pemenuhan kebutuhan sosial mereka.

·         Fungsi Informasi. Komunikasi menyampaikan informasi dari pimpinan ke bawahan ataupun sebaliknya. Fungsi ini juga memberi petunjuk, pedoman ataupun sebaliknya. Fungsi ini juga memberikan petunjuk, pedoman atau informasi yang diperlukan oleh pimpinan atau bawahan. Jadi komunikasi menyediakan informasi bagi manajer dan personalia.

Umumnya proses komunikasi memiliki elemen-elemen kunci seperti diulastrasikan dalam model proses komunikasi. Dalam model komunikasi dasar, ada penyampaian atau pengirim (sender), pesan (message), dan penerima (receiver). Dalam konsep lain disebut ada pembicara (speaker), kata-kata (words) dan pendengar (listener). Meskipun demikian komunikasi sebagai satu proses membutuhkan unsur-unsur lain yang tidak kalah penting seperti penterjemahan pesan (encoding) oleh pengirim, pemaknaan pesan (decoding) oleh penerima, saluran (channel) atau media pengiriman pesan. Cara lain untuk memahami proses komunikasi adalah sebagai satu seri pertanyaan : oleh “siapa” (pengirim), “melakukan apa” (transfer), “tentang apa” (pesan), “dengan cara apa” (saluran), “kepada siapa” (penerima), dan “dengan hasil apa” (penafsiran makna, sikap, perilaku, dan umpan balik).

Isi

Komunikasi Organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukkan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian suatu organisasi tertentu. Suatu organisasi terdiri dari dari unit-unit komunikasi dalam hubungan hierarkis antara yang satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan. Tujuan komunikasi dalam proses organisasi tidak lain dalam rangka membentuk saling pengertian (mutual undestanding). Pendek kata agar terjadi penyetaraan dalam kerangka referensi, maupun dalam pengalaman.

Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Pasundan atau yang dikenal dengan sebutan BEM FISIP UNPAS merupakan salah satu lembaga eksekutif yang ada di tingkatan fakultas (FISIP). Disini BEM bertujuan untuk mewadahi mahasiswa –mahasiwi di fakultas. Baik dalam pemberian aspirasi mahasiswa, pemberian inovasi baru kepada mahasiwa dengan pengadaan acara-acara yang unik menghibur, dan tentunya dapat memberikan informasi seputar kampus dan memberikan informasi dan pengetahuan mengenai keadaan saat ini (hot issue), serta mempererat silaturahmi antaar mahasiwa dari berbagai prodi dengan para pimpinan di kampus (dekan-wakil dekan dan para staffnya) juga mempererat silahturahmi dengan para lembaga BEM FISIP di luar universitas.

Dengan berbagai tugas tersebut, BEM FISIP khususnya di Unpas membentuk role model kepemimpinanya dari Presiden BEM kemudian ke Wakil Presiden, dan Ke Menteri-menteri (Mensesneg, Menkominfo, Menpora, Mendagri, Menlu, Mendikbud, Menkresma, Menkomtas) dari para mentri kemudian turun ke bagian paling bawah, yaitu ke departemennya masing-masing yang dinaungi oleh para menteri.

Dari keadaan tersebut tentunya tidak mudah untuk menciptakan komunikasi yang efektif dari atasan (Presiden) ke bagian paling bawah (anggota di tiap-tiap departemen). Ketua BEM harus dapat mempersatukan para menteri dan tentunya para anggota di tiap-tiap departemen juga.

Komunikasi efektif di dalam organisasi harus direncanakan dengan memperhatikan situasi, waktu, tempat dan pendengarnya. Permasalahan yang sering dihadapi adalah kita menempatkan manusia seakan-akan seperti benda yang mudah dikumpulkan lalu mudah diberi penjelasan supaya mereka mengerti sesuatu.

Untuk menjaga supaya permasalahan itu tidak muncul perlu diperhatikan beberapa hal seperti bahwa publik kita itu manusia, jadi mereka tidak pernah bebas dari berbagai pengaruh apa saja, Manusia itu cenderung suka memperhatikan, membaca atau mendengarkan pesan yang dirasakan sesuai dengan kebutuhan atau sikap mereka, Adanya berbagai media massa yang beragam memberikan efek yang beragam pula bagi publiknya, Media massa memberikan efek dengan variasi yang besar kepada public atau perorangan maupun kelompok Dengan kemajuan teknologi, interaksi antara anggota-anggota dalam organisasi dan masyarakat semakin meningkat dan menjangkau bertambah luas.

Komunikasi adalah satu proses dua arah dari pemberian (giving) dari penerimaan (receiving) informasi melalui sejumlah saluran. Ada sejumlah prinsip-prinsip atau asas-asas komunikasi yang harus dilakukan untuk membuat komunikais efektif.

Prinsip-prinsip komunikasi ini adalah fundamental untuk sukses komunikasi anda. Prinsip-prinsip tersebut merupakan awal yang baik tetapi tidak semuanya dibutuhkan untuk memahami tentang komunikasi yang jelas, apakah seseorang berbicara secara informal kepada satu kumpulan, mengikuti satu konferensi atau pertemuan, menulis satu artikel di surat kabar atau laporan formal, prinsip-prinsip komunikasi dasar kunci yang harus diterapkan ialah :

·         Know your audience.

·         Know your purpose.

·         Know your topic.

·         Anticipate objections.

·         Present a rounded picture.

·         Achieve credibility with your audience.

·         Follow through on what you say.

·         Communicate a little at a time.

·         Present information in several ways.

·         Develop a practical useful way to get feedback.

·         Use multiple communication techniques.

Leste Robert Bittel dan Muriel Albers Bittel mengakui bahwa :

“In any type of communications, there are inherent difficulties associated with the different perceptions, values, experiences, standards, and biases of the sender and the receiver of message involved. In the organization context, these problems are amplified by such factor as physical distance between the sender and the receiver, emotional distance resulting from status differences between higher management and the lower levels, fears and anxieties related to boss- subordinate roles, and so forth.”

Oleh karena itu tidak mengherankan bilamana terjadi rintangan - rintangan untuk membangun proses komunikasi efektif antara pimpinan dengan bawahan. Untuk membangun suatu proses komunikasi yang efektif, langkah yang penting diambil adalah mengidentifikasi rintangan-rintangan untuk komunikasi efektif (barriers to effective communication) yang disebut noise adalah segala sesuatu yang mengganggu efektifitas komunikasi. Ada lima tipe utama dari rintangan atau gangguan dalam komunikasi : rintangan proses (process barriers), rintangan fisik atau gangguan komunikasi (physical barriers), rintangan semantic (semantic barriers), rintangan psikososial (psychosocial barriers), dan rintangan organisasional (organizational barriers).

Hambatan dalam proses komunikasi diantaranya sebagai berikut :

1.      Hambatan dari Proses Komunikasi

·         Hambatan dari pengirim pesan, misalnya pesan yang akan disampaikan belum jelas bagi dirinya atau pengirim pesan, hal ini dipengaruhi oleh perasaan atau situasi emosional.

·         Hambatan dalam penyandian/symbol hal ini dapat terjadi karena bahasa yang dipergunakan tidak jelas sehingga mempunyai arti lebih dari satu, simbol yang dipergunakan antara si pengirim dan penerima tidak sama atau bahasa yang dipergunakan terlalu sulit.

·         Hambatan media, adalah hambatan yang terjadi dalam penggunaan media komunikasi, misalnya gangguan suara radio dan aliran listrik sehingga tidak dapat mendengarkan pesan.

·         Hambatan dalam bahasa sandi. Hambatan terjadi dalam menafsirkan sandi oleh si penerima

·         Hambatan dari penerima pesan, misalnya kurangnya perhatian pada saat menerima /mendengarkan pesan, sikap prasangka tanggapan yang keliru dan tidak mencari informasi lebih lanjut.

·         Hambatan dalam memberikan balikan. Balikan yang diberikan tidak menggambarkan apa adanya akan tetapi memberikan interpretatif, tidak tepat waktu atau tidak jelas dan sebagainya.

2.      Hambatan Fisik

Hambatan fisik dapat mengganggu komunikasi yang efektif, cuaca gangguan alat komunikasi, dan lain lain, misalnya: gangguan kesehatan (cacat tubuh misalnya orang yang tuna wicara), gangguan alat komunikasi dan sebagainya.

3.      Hambatan Semantik.

Faktor pemahaman bahasa dan penggunaan istilah tertentu. Kata-kata yang dipergunakan dalam komunikasi kadang-kadang mempunyai arti mendua yang berbeda, tidak jelas atau berbelit-belit antara pemberi pesan dan penerima pesan. Misalnya : adanya perbedaan bahasa ( bahasa daerah, nasional, maupun internasional), adanya istilah – istilah yang hanya berlaku pada bidang-bidang tertentu saja, misalnya bidang bisnis, industri, kedokteran, dll.

4.      Hambatan Psikologis

Hambatan psikologis dan sosial kadang-kadang mengganggu komunikasi, misalnya; perbedaan nilai-nilai serta harapan yang berbeda antara pengirim dan penerima pesan, sehingga menimbulkan emosi diatas pemikiran-pemikiran dari sipengirim maupun si penerima pesan yang hendak disampaikan.

5.      Hambatan Manusiawi

Terjadi karena adanya faktor, emosi dan prasangka pribadi, persepsi,

kecakapan atau ketidakcakapan, kemampuan atau ketidakmampuan alat-alat

pancaindera seseorang, dll.

Untuk membantu supaya komunikasi kita bisa efektif ada beberapa ketentuan yang memudahkan yaitu Kemampuan mengamati dan menganalisa persoalan, Kemampuan menarik perhatian, Kemampuan mempengaruhi pendapat, Kemampuan menjalin hubungan dan suasana saling mempercayai. Adapun hal-hal yang perlu dipertanyakan dalam melakukan komunikasi seperti : apa, mengapa, bagaimana, dimana, siapa, kapan, tujuan dan situasinya, karena dengan menggunakan hal tersebut kita akan mendapatkan informasi yang sangat jelas dan mengurangi terjadinya kesalahpahaman dalam berkomunikasi.

 Peran Komunikasi dalam suatu Organisasi itu sangat penting. Karena didalam suatu Organisasi itu tidak mungkin tidak ada yang namanya sebuah komunikasi baik antara Ketua dengan anggota, maupun Ketua ke Pengurus sebuah Organisasi atau ke lainnya. Jika tidak adanya suatu komunikasi didalam sebuah Organisasi maka organisasi tersebut tidak akan berjalan dengan baik.

Penutup

Karena Komunikasi dalam sebuah Organisasi mempunyai peranan yang sangat penting untuk membuat Organisasi berjalan dengan baik. sehingga dapat terciptanya kerjasama dan koordinasi yang baik didalam suatu organisasi. Maka dengan hal tersebut, komunikasi memiliki 3 hal penting yaitu adanya Komunikator, Komunikan, dan Berita/ informasi, yang sebaiknya memenuhi syarat-syarat berkomunikasi (Jelas, Tepat, Sasaran), maupun tata cara berkomunikasi yang baik, sehingga dapat tercapainya suatu tujuan bersama didalam sebuah Organisasi.

 Komunikasi efektif dipengaruhi oleh saluran komunikasi formal, struktur organisasi, spesialisasi jabatan, pemilikan informasi, jaringan komunikasi dalam organisasi. Artinya faktor-faktor tersebut harus diperhatikan dengan bijaksana oleh pihak manajemen perusahaan agar perilaku karyawan terbentuk dalam sebuah pola perilaku etis. Komunikasi efektif juga bisa dicapai dengan memahami model komunikasi non verbal (bahasa tubuh) seperti kontak mata, ekspresi wajah, nada suara, gerak tubuh, sosok dan postur tubuh. Dengan pemahaman dan apa yang harus dilakukan pada sebuah komunikasi non verbal maka diharapkan individu dalam organisasi dapat berkomunikasi dengan efektif dan pola perilaku etis dapat terbentuk.

Daftar Pustaka

·         Effendy, Onong Uchjana. (2003). Ilmu komunikasi; Teori dan Praktek. Bandung: Rosda.

·         Pace, R. Wayne et al. (1979). Teknik untuk komunikasi yang efektif. Masschusetts - Ontario: Addison Westley Publishing Company

·         Mulyana, Deddy, ”Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar”, Remaja Rosdakarya, Bandung 2002.